Uppsala är väldigt uppskattat av besökande mötesdeltagare. Det är lätt att ta sig till Uppsala från flygplatsen och det finns goda flygförbindelser från hela världen. Stadens sevärdheter, bankettlokaler och evenemang var några av Uppsalas positiva egenskaper som lyftes fram av de som arrangerat stora möten i Uppsala under föregående år!

I samband med Uppsalas årliga Ambassadörsmiddag för mötesarrangörer skickades en enkät ut, för andra året i rad, till de 70-tal deltagare som har ordnat stora möten i Uppsala. Syftet var att ta reda på vad mötesarrangörerna och deras gäster tycker om Uppsala som mötesstad. Resultatet redovisas här, med förra årets resultat inom parantes som jämförelse.

Vad tyckte då de utfrågade mötesarrangörerna och deras gäster om Uppsala som mötesstad?

-          Uppsala är väldigt uppskattat av våra besökande mötesdeltagare och fick fina 5,31 (5,24) i betyg. Något högre än i förra årets utvärdering, förklarar Charlotte Ullberg, kongresschef för Uppsala Convention Bureau inom Uppsala Tourism.

Påståendet att Uppsala är väldigt tillgängligt fick betyget 5,02 (5,34). Högsta betyg var 6. De som svarade uppskattade närheten till Arlandas flygplats och att det var så lätt att ta sig runt i staden. ”Sydeuropeer tycker att Uppsala är långt borta”, kommenterade en av de svarande.

Uppsala har ett mycket bra utbud av konferencfaciliteter fick betyget 4,67 (4,55). Påståendet att Uppsala har ett mycket bra utbud av hotell fick ett något lägre, men fortfarande ett högt betyg på 4,47 (4,53).

-          Studentnationerna lyftes fram i årets undersökning som bankettlokaler som tillför något unikt, så påståendet att Uppsala har ett mycket bra utbud av bankettlokaler var det som fick störst höjning av betyget med 9 % i år till 4,61 (4,22), konstaterar Anna Lindström, marknadskoordinator Uppsala Tourism.

Det finns goda flygförbindelser från hela världen till Uppsala gav betyget 5,24 (5,52). ”Det finns ingen flygplats i Uppsala” påpekade någon. ”Vi har Arlanda”, replikerade en annan respondent.

Det är lätt att ta sig till Uppsala från flygplatsen fick det höga betyget 5,45 (5,52). ”Ja, men det är svårt för tillfälliga besökare att betala på buss” påpekade en arrangör. Påståendet att det är lätt och bekvämt att ta sig runt i Uppsala fick 4,84 (4,83) av möjliga 6 poäng i betyg.

Uppsala har ett fantastiskt utbud av attraktioner och sevärdheter fick 4,84 (4,70) i betyg. Uppsala bjuder på många spännande evenemang gav en ökning med 8 % till 4,61 (4,27) i betyg.

-          Vi arbetar för att utveckla Uppsalas alla fina attraktioner och sevärdheter så att vi ska kunna lyfta fram fler alternativ till besökaren. Vi har också bedrivit ett intensivt utvecklingsarbete inom evenemang de senaste två åren som nu börjar synas och ge Uppsala uppmärksamhet. Mycket är gjort, men det finns mycket kvar som vi gärna vill utveckla, säger Charlotte Ullberg.

Av de 49 (69) mötesarrangörer som svarade på enkäten var det 19 (31) män och 30 (38) kvinnor. Det var bara åtta (fem) medverkande person under 40 år, 19 (17) personer i åldrarna 41 – 50, 11 (25) personer i åldrarna 51 – 60 och 10 (20) personer som är äldre än 61 år.

-          Ja, det överensstämmer med vår erfarenhet. Den som ordnar ett större möte inom framförallt vetenskapliga organisationer har nått till den övre medelåldern. Det krävs tid att bygga det nätverk, den erfarenhet och det förtroende som behövs för att kunna dra igång en så stor process som ett större internationellt eller nationellt möte innebär, förklarar Charlotte.

Av de som deltog kom 42 (56) från den offentliga sektorn, framför allt från Uppsala Universitet och Sveriges Lantbruksuniversitet, men även från Landstinget, Akademiska sjukhuset och övriga statliga verk i Uppsala och (7) 13 från det privata näringslivet.

-          Det är ju framförallt den vetenskapliga forskningen som drar de stora mötena till Uppsala. Det skall vi vara glada för i tider av lågkonjunktur. Forskningsmöten är inte lika konjunkturkänsliga som företagsmöten, förtydligar Anna.

Det var bara fem (tre) personer som hade ordnat fler än åtta större möten de senaste åren, fem (tre) personer hade ordnat mellan fem och sju möten, 15 (40) personer hade ordnat två till fyra möten och 24 (22) personer hade ordnat ett möte.

-          Vi har sett under de år som Uppsala Convention Bureau har funnits, att samma personer återkommer gång på gång i samband med att stora möten ordnas i vår stad, avslutar Charlotte Ullberg.

Fyrisån i Uppsala

Vulkanutsläppet från Eyjafjallajökul på Island har under de senaste dygnen varierat snabbt mellan full intensitet och stundtals nästan inga utsläpp alls. Under dagen spår SMHI att sydvästligaste Sverige, delar av Storbritannien samt Sydnorge, Danmark och Finland att berörs av askmolnet. Även delar av atmosfären över Atlanten bort till Kanada berörs. Askan finns nu nästan uteslutande i skiktet från marken upp till 6000 m höjd

-          Askan som har nu drabbat oss har medfört att två stora bokningar på med internationella gäster, just har bokats av. Gästerna kan inte komma. Ironiskt nog gällde det ett möte om väder och klimat där SMHI var värd, berättar Christina Wessman, ansvarig för grupp- och guidebokningar vid Uppsala Tourism.

I media har vi fått följa svenskars öden då de har blivit strandsatta efter semesterresor, men även i Uppsala har internationella resenärer hindrats från att resa vidare eller ta sig hem.

-          Beläggningen har gått upp under den senaste veckan p g a vulkanutbrottet. Vi har haft grupper boende hos oss som inte har kommit iväg med sina flyg. De enskilda bokningarna har pendlat åt båda hållen d v s en hel del avbokningar, men samtidigt har vi haft väntelistor med personer som inte har kommit iväg ifrån Uppsala, så det har fyllts på lika fort. De närmsta dagarna har det skett en del avbokningar då gästerna börjat få tag i biljetter hem på olika sätt, säger Jenny Engström, hotellchef vid Hotell Uppsala.

Vad värre är att delegater, föreläsare och artister förhindrats att resa till Uppsala vilket har effekt på den så viktiga tjänstesektorn affärsresor som bl a innefattar möten, konferenser och kongresser i Uppsala, men även på kulturlivet.

-          Vi har två riktigt stora möten denna vecka och här märker man att en del delegater har uteblivit. Speciellt när det är utländska gäster. Men det är än så länge inga stora mängder. Vi har en gästföreläsare som kanske inte kommer, så där har vi förberett en videokonferens. Några små möten har blivit inställda, berätta Nina Svanberg, kongresschef på Uppsala Konsert & Kongress.

Delar av det svenska luftrummet är öppet i skrivande stund. Det innebär att bl.a. Arlanda, Bromma och Skavsta är öppet. Ingen vet dock i nuläget hur länge.

-          Jumbo Hostel drabbades hårt av flygstoppet. Första natten var det lite högre beläggning men sedan minskade det med ca 70% de följande dagarna och vi hade färre dagbesökare. Men inatt var det normal beläggning igen, berättar Oscar Diös, ägare av bl a Hotell Kvarntorget, STF Vandrarhem Kvarntorget och Jumbo Hostel.

-          Värst har dock flyget drabbats i nuläget, men i flygets spår följer rese- och mötesarrangörer av olika slag. De internationella mötena har inte riktigt kommit igång ännu i Uppsala, så vi avvaktar med stor spänning vilken påverkan askan kan komma att fortsätta att ha på mötesmarknaden i Uppsala, säger Charlotte Ullberg, kongresschef för Uppsala Convention Bureau vid Uppsala Tourism.

Uppsala Convention Bureau är ett samarbete mellan intressenter inom besöksnäringen. Uppsala Tourism inledde samarbetsprojektet för nio år sedan efter ett ökat uppdrag från Uppsala kommun. Projektet har 28 medlemmar.

Ambassadörs-middag 2009 för mötes-arrangörer

 Mötesmarknaden kan segmenteras på många olika sätt. Man kan titta på storlek, vilken typ av människor som besöker mötet, syftet med mötet etc. Den vanligaste indelningen görs utifrån vem som initierar mötet och därmed brukar man dela upp mötesmarknaden i företags- eller organisationsmöten.  

Organisationsmöten är den största gruppen möten i Uppsala och exempel på sådana kan vara t ex:  

• Vetenskapliga (exv. European Society of Cardiology)  

• Branschorganisationer (exv. Conference of the International Federation of Cosmetic Chemists)  

• Intresseföreningar (exv. Conference on the European Network of Policewomen)  

Merparten av de möten som arrangeras i Uppsala, kan alltså hänföras till den här kategorin. Detta beror på att Uppsalas universitet, Akademiska sjukhuset och SLU påverkar mötesmarknaden i Uppsala så kraftigt. Vi har även Livsmedelsverket, Läkemedelsverket, Statens Veterinärmedicinska Anstalt, SGU och Riksarkivet.  

Företagen i Uppsala är generellt små och inte så mötesintensiva, förutom de företag som är forskningsintensiva. Där finns det ofta medarbetare som har stark anknytning till universiteten. De finns egentligen inga stora yrkes- och branschorganisationer i Uppsala, utöver möjligen de som har en akademisk anknytning.  

Om vi tittar på företagsmötena så kan de delas in i tre olika kategorier:  

• Interna möten – avsedda för anställda i företaget. Det finns flera olika typer av interna företagsmöten. De viktigaste är: försäljnings-, tekniska, utbildnings-, ledningsgrupps- samt de s k incentive mötena (belöningsmöten) Många av de här mötena arrangeras på hotellen i Uppsala, men också på konferensgårdarna runt om i Uppland.
• Externa möten – riktade mot den marknad som företaget arbetar på. Marknaden definieras här som bestående av intressenter som t ex : kunder, leverantörer, distributörer ägare, opinionsbildare och press. Externa möten kan vara: leverantörsmöten, distributörsmöten, seminarier (kunskapsförmedling om det egna företaget), produktpresentationer, utställningar/mässor, incentive, aktieägarmöten/bolagsstämmor och pressmöten/konferenser. Externt kan det handla om att ordna en produktpresentation där man, ofta under påkostade former, presenterar produkten för stora viktiga kunder. Dessa möten förläggs ofta i den stad där företaget har sitt huvudkontor eller där viktiga marknader finns (geografiska, demografiska, psykografiska, livsstil eller trend, d v s en stad som uppfattas som ”hip” eller trendig)
• Möten som är både interna och externa – syftet är att skapa mötesplatser för företagets egna anställda och den marknad man verkar på. Här finns det två huvudkategorier: workshop eller utbildning.
Många möten ordnas på ad hoc basis. Det kan t ex handla om en ny produkt som skall lanseras. Internt kanske man då ordnar någon form av kick-off där t ex de egna försäljarna skall introduceras till den nya produkten och de kampanjer som är planerade i samband med lanseringen.
 
Företagsmöten är svåra att identifiera, lokalisera och har sällan en påverkbar beslutsprocess. De är kortsiktiga, flyktiga och beroende av konjunkturen och företagets ekonomi. Företag i tillväxtbranscher, med god ekonomi, och huvudkontor på den egna destinationen – i det här fallet ofta storstäder med närområden, har ofta möten.  

Om ett stort företag har bestämt sig för en destination blir ofta det lokala kontoret på destinationen, eller i det land som destinationen befinner sig, inblandade genomförandeprocessen, då det antas att de känner marknaden bättre och lättare kan påverka utformningen av både utförandet och kontrakten.  

Till följd av konjunkturnedgången och av säkerhetsskäl används ofta de stora företagens egna konferenslokaler. Här kan de själva planera och genomföra sitt evenemang som de önskar. Inga direkta mellanhänder behöver bli inblandade.
 
Om vi då tittar på belöningsresor, s k incentiveresor, så är t ex Barcelona en typisk incentivedestination med många fem-stjärninga hotell, Tallin börjar att bli det och i Sverige har vi bl a Ishotellet som erbjuder en annorlunda upplevelse.
 
Företagen inser att de i tider av lågkonjunktur likväl som högkonjunktur är helt beroende av framför allt sin säljkår, för att behålla sina marknadsandelar. Storleken på incentivemarknaden antas därför vara konstant. Man kan dock se ett mönster att det internationella incentiveresorna kommer närmare hemlandet.  

En trend inom incentiveresandet är det s k ”lifestile concept”. Där resorna från att ha varit mer inriktade på kultur och lyx går mot att inkludera häftiga upplevelseprogram. Även nyheter på gastronomisidan kommer att vara en växande trend.  

Vad gäller intresseföreningar så har många av de som finns i Uppsala en etnisk, kulturell, akademisk eller religiös anknytning som t ex Svenska kyrkan, Livets Ord och andra församlingar som genererar möten.  Uppsala har även ett stort antal idrottsföreningar.
 
Föreningsmöten är ofta lågbudgetmöten och delegaterna bor inte så ofta på hotell förutom då man får hit riksmöten. Men även vid dessa tillfällen bor många deltagare hos släkt och vänner eller väljer vandrarhem. Vi har även de politiska mötena.

Resandet för möten och incentive tenderar till att bli kortare tidsmässigt och det är då av högsta vikt att ankomsten till resmålet är redan på förmiddagen och att man kan åka så sent som möjligt dag tre. Man vill helst undvika att behöva lägga till extra nätter bara för att flyget kommer sent.  

Kunden söker mer och mer ”return on investment”. Detta gäller inte enbart vid produktförsäljning utan också i allra högsta grad för resor som involverar personalen, det må vara rena mötesresor eller incentive.  

Vi, Anna och Charlotte, på Uppsala Tourism och Uppsala Convention Bureau, som arbetar med att få möten till vår stad, skriver om aktuella händelser i Uppsala, stora som små. Vi vill framförallt lyfta fram människorna bakom mötet. Både de som bjuder hit möten och de som står för det professionella genomförandet genom att de erbjuder tjänster till mötesarrangören.

Frågor som vi vill försöka lyfta fram är t ex: Vilka är det som möts? Var möts de? Hur tog de sig dit? Vem bjöd in till Mötet? Vem arrangerar mötet och vem organiserar det? Vilka lagade middagen till banketten? Var bor de? Vad gör de? Vad tycker de om Uppsala? Vad skulle de vilja se mer av?

Läs mer om vilka vi är i vår blogg.